Довольно часто встречается ситуация, когда руководство или сотрудники компании используют свои личные автомобили для выполнения своих должностных обязанностей. В этом случае, для возмещения их затрат, таких как, износ транспортного средства, затраты на ГСМ и прочие, необходимо заключать договор аренды автомобиля. Данные отношения между физическими и юридическими лицами регулируются статьями 642-648 ГК РФ «Аренда автомобиля без экипажа».
Оформленный договор аренды транспортного средства без экипажа выгоден компаниям (по сравнению с другими видами возмещения затрат сотрудникам) за счет того, что в законе прописан довольно широкий круг затрат, которые можно возмещать физическому лицу – владельцу авто. К таким затратам относятся не только ГСМ, но и ремонт машины, страхование ответственности (ОСАГО, КАСКО), автомойка и возмещение ущерба, причиненного автомобилю. На сумму все перечисленных понесенных расходов предприятие вправе уменьшить свою налогооблагаемую базу.
Предоставить автомобиль в аренду юридическому лицу может только собственник транспортного средства. Для подтверждения права собственности, необходимо предоставить копию ПТС, которая должна храниться у организации-арендатора весь период действия договора аренды автомобиля. Кроме того, арендодатель обязан предоставить в компанию свидетельство о регистрации ТС (техталон) и страховой полис ОСАГО (при его наличии).
Далее составляется договор аренды автомобиля без экипажа. В договоре в обязательном порядке должна быть указана следующая информация:
- марка автомобиля;
- год изготовления;
- цвет кузова;
- номера двигателя и кузова авто;
- гос. регистрационный знак.
В случае если какого-либо из вышеперечисленных реквизита не будет в договоре, то он может быть признан недействительным. Ко всему прочему, в договоре аренды автомобиля должна быть указана его текущая стоимость, которая определяется по договоренности сторон.
В договоре прописывается сумма арендной платы, обычно – фиксированная ежемесячная. Следует иметь ввиду, что данная плата может быть изменена только с заключением дополнительного соглашения к договору и не может быть пересмотрена чаще одного раза в год.
Передача авто оформляется актом, в котором указывается техническое состояние автомобиля, технические характеристики, пробег и стоимость.
Документы для подтверждения расходов на транспорт
Для принятия к бухгалтерскому и налоговому учету расходов, понесенных при обслуживании и эксплуатации арендованного автомобиля, необходимо документальное подтверждение . Кроме того, что должен быть оформлен договор аренды транспортного средства , подтвердить расходы можно следующими документами:
- путевой лист – оформляется ежемесячно с указанием пройденного маршрута, пробега расхода топлива;
- подтверждающие расходы на ГСМ документы – кассовые чеки, товарные накладные и счета-фактуры;
- договор с топливной компанией на приобретение горючего;
- актами выполненных ремонтных работ, накладными и т.п.;
- квитанции об оплате автостоянки, мойки и т.п., в которых должны быть указаны марка и гос. номер авто.
Особое внимание необходимо уделить правильному оформлению путевого листа. Описание данного документа и его бланк и рекомендации к заполнению размещены в материале путевой лист автомобиля.
Налогообложение для физического лица – арендодателя автомобиля
Арендная плата, выплачивающаяся арендодателю по условиям договора аренды автомобиля, признается налоговой службой доходом физического лица, поэтому, как и все доходы, они облагаются НДФЛ в размере 13%. Данную сумму налога организация-арендатор, как налоговый агент обязана перечислить за физической лицо в виде налога, а оставшиеся 87% суммы аренды – арендодателю.
Все прочие расходы, понесенные на обслуживание авто физическим лицом возмещаются ему без каких-либо налогов, т.к. они не являются доходами.
Договор аренды автомобиля 2022 года — Образец, бланк
При определенных обстоятельствах арендовать автомобиль выгоднее, чем его покупать. Да и сами владельцы авто уже давно оценили преимущества сдачи машины в аренду. Чтобы эта сделка была максимально безопасной, она должна сопровождаться составлением арендного соглашения.
Как составить договор
Строгого бланка для оформления этого документа не существует. Но при этом не нужно забывать о стандартных правилах оформления официальной документации. Здесь нужно сделать «шапку», в которой прописывается название документа, место и дата его оформления. Далее идет основная часть, в которой указываются следующие пункты:
- Предмет договора. Здесь рекомендуется максимально подробно описать автомобиль, в отношении которого совершается сделка. Отмечается марка, вин-код, различные технические характеристики, другие сведения, позволяющие идентифицировать ТС.
- Если с автомобилем передаются какие-либо дополнительные устройства или оборудования, о них также необходимо упомянуть в документе.
- Арендатор должен прописать, с какой целью берет машину. Если для коммерческих целей, нужно написать, например, перевозка груза.
- Права арендодателя. Достаточно часто эту сторону представляет целая организация, которая предлагает взять ТС. Ее работники могут следить, чтобы авто использовалось по назначению. Также они имеют право проверять, в каком состоянии машина будет возвращена обратно. Можно прописывать и обязанности. Но по отношению к арендодателю их не так уж и много.
- Прописываются обязанности арендатора. Если захочет арендодатель, можно указать, что арендатор обязан использовать ТС исключительно в тех целях, которые указал в договоре. Также к обязанностям относится своевременная оплата.
- Главной отличительной особенностью договора аренды является то, что арендатор, взяв имущество во временное пользование, обязуется производить арендную плату. Без этого пункта договор не будет считаться арендным. Дополнительно можно прописать, как и когда арендатор обязуется передавать деньги. Можно указать конкретное число, в которое он будет делать ежемесячные переводы. Также не исключены ситуации, когда стороны договариваются о том, что деньги за все месяцы аренды будут переданы в конце арендного срока.
- Отмечается период действия.
- Нелишним будет прописать ситуации, когда условия договора нарушаются. За это предусматривается какая-то ответственность.
- При составлении такого документа многие делают пункт, в котором подробно описывают спорные ситуации. Обычно указывается, как стороны желают их разрешать.
По усмотрению сторон здесь можно указывать и какие-либо дополнительные сведения. Например, нужно отметить, кто будет отвечать за ремонт и обслуживание автомобиля, кто обязан заправлять его топливом и покупать ГСМ и другие расходники.
Ниже идет заключительная часть. Здесь прописываются сведения о сторонах. Обычно указываются паспортные и адресные данные. В случае с юридическим лицом, прописываются данные его регистрационных документов. Внизу участники проставляют автографы с расшифровками.
Между физическими лицами
Любой гражданин имеет право сдавать и брать в аренду ТС. Оформляя договор, частные лица указывают паспортные данные обеих сторон. Все остальные пункты участники сделки могут заполнять по стандартному шаблону, указывая здесь ту информацию, которую считают нужной.
Между юридическими лицами
Если сделка совершается между организациями, дополнительные условия составления подобного документа не предусмотрены. Соответственно, данное соглашение практически ничем не будет отличаться от договора, составленного между физлицами. При этом нужно помнить, обычно интересы компании представляет ее руководитель.
Если сдавать или брать в аренду ТС будет не директор, а другой работник, он должен иметь доверенность от имени руководителя. Об этом документе также нужно упомянуть в соглашении. На его основании обе организации выполняют бухгалтерские расчеты.
Образец
С последующим выкупом
(Видео: «Как составить договор на аренду авто под выкуп?»)
Главное отличие такого документа заключается в том, что в будущем ТС станет собственностью арендатора. Ежемесячные платежи в этом случае будут одновременно считаться и выкупом, и арендной платой. Полный расчет может наступить не только по окончанию действия соглашения.
Это может произойти и раньше. В этом документе обязательно нужно уточнить, что сделка подразумевает последующий выкуп. Здесь прописывается цена, порядок выплаты и передачи ТС новому владельцу.
C экипажем
Название говорит само за себя. Арендодатель предоставляет не только авто, но и водителя. Естественно, за его работу арендатор должен будет заплатить. Об этом и нужно дополнительно упомянуть не только в тексте соглашения, но и в его названии.
Образец