Справка 2-НДФЛ это документ, который содержит данные о доходе работника и сумме удержанного с него и уплаченного в бюджет НДФЛ. Составляется данный документ налоговым агентом, в качестве которого выступает работодатель физического лица. Справка 2-НДФЛ составляется налоговым агентом в двух случаях: ежегодно для представлению в налоговый орган и по требованию работника.
Если в справке были допущены ошибки, то подается корректирующий документ. А некоторых случаях справка подлежит аннулированию.
Что такое справка 2-НДФЛ
Такой документ, как справка по форме 2-НДФЛ, является одним из самых востребованных в различные органы и часто запрашиваемых у работодателей. Справка предъявляется в различные госорганы, учреждения и кредитные организации. Она служит подтверждением реального дохода физлица.
Выдается справка только тем гражданам, которые официально трудоустроены. Справка 2-НДФЛ содержит информацию об официальном доходе граждан, а те выплаты, которые лица получают в «конверте», отражаться в справке не будут. Выдается документ работодателем по просьбе сотрудника, как в устной, так и в письменной форме.
Специальных сроков для оформления данного документа законодательство не предусматривает. Однако, если обратиться к Трудовому кодексу (62 ТК РФ), то можно сделать вывод, что все документы, необходимые сотруднику, работодатель обязан подготовить в течение трех рабочих дней. В некоторых случаях работодатели настаивают на том, чтобы работник подавал заявление на запрос этой справки, а не запрашивал ее в устном виде.
Поэтому от работника потребуется только грамотно составить данный документ, в котором будет указана форма запрашиваемой справки, число экземпляров справки, а также ссылки на статьи ТК РФ. Отказать в предоставлении справки 2-НДФЛ работодатель не вправе, единственным исключением может являться ошибочно составленное заявление на выдачу справки.
Готовая справка должна содержать подпись руководителя. Что касается печати на документе, то следует помнить, то согласно закона 82-ФЗ, компании в настоящее время вправе работать без печати. Бланк справки 2-НДФЛ также не содержит теперь данный реквизит («М.П.» место печати).
Это поле теперь просто не предусматривается. Таким образом, если компания сохранила печать и применяет ее, то она ставит печать в справке и какой-либо штраф за это взиматься не будет. Однако, и без печати справка будет считаться действительной.
Как осуществляется корректировка
Важно! В соответствии с Порядком заполнения 2-НДФЛ, правки в справку можно вносить одним из способов: аннулированием или корректировкой.
В каком именно случае справку необходимо аннулировать, а когда корректировать в Порядке не указывается. Однако, в соответствии с нормами Порядка, аннулирование отменяет сведения, которые подавались ранее, без их замены на другие. Корректирующая справка 2-НДФЛ должна подаваться взамен предоставленной ранее, если необходимо изменить содержащиеся в ней сведения.
Таким образом, аннулирующая справка подается в том случае, если 2-НДФЛ в налоговую была предоставлена ошибочно, то есть подавать ее было не нужно.При этом ошибочными являются не только сведения, но и факт подачи справки. Корректирующая справка должна подаваться в том случае, когда 2-НДФЛ предоставлена правомерно, но сведения, которые в ней содержаться ошибочны.
Корректирующая 2-НДФЛ является документом, заменяющим первоначально предоставленную справку. В связи с этим следует помнить, что все разделы справки заполняются заново, а не только разделы, в которых допущены ошибки. Также следует иметь ввиду, чтобы № корректирующей справки совпадал с номером, который имела первоначально предоставленная справка.
Но дата дублироваться уже не должна. Дата составления указывается новая.
Важно! Обязательно следует указать «Номер корректировки», например, 01, если корректировка предоставляется впервые. Если речь идет об аннулировании справки, то в поле «Номер корректировки» указывает код 99.
Вместо корректировки бухгалтер направил аннулирующую справку 2-НДФЛ
Довольно часто на практике возникает ситуация, при которой для исправления ошибки в 2-НДФЛ предоставляется аннулирующая справка, а не корректирующая. После этого компании пытаются предоставить правильную правку, но сталкиваются с тем, что налоговая ее не принимает. Это связано с тем, что по лицу, по которому предоставляется корректировка уже аннулирована справка.
Если такая ошибка допущена, то действовать следует так:
- Сначала нужно проверить, что действительно была предоставлена аннулирующая справка (в «Номер корректировки» указан код 99). Если это так, то произошла полная отмена первоначально предоставленных данных. Если нет (например, в аннулирующей справке была допущена ошибка), то подать можно только корректирующую справку, оформив ее должным образом.
- Если аннулирующая справка оформлена верно, то в налоговый орган вновь нужно предоставить справку, то есть поступаем так, как если бы мы впервые предоставляли 2-НДФЛ. В этой справке уже следует указать верные сведения, при этом ей присваивается новый номер, а также текущая дата документа. В графе «Номер корректировки» указать нужно будет 00.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: В справке 2-НДФЛ допущена ошибка в номере ИНН работника. При направлении корректирующей справки 2-НФДЛ, налоговый орган отказался его принять, объясняя это тем, что ранее документ уже был представлен. Что делать в этом случае?
Ответ: Если ошибка в справке 2-НДФЛ допущена при указании личных данных сотрудника, например, в данных паспорта, ИНН и др., то корректировочный документ нужно обязательно представить. В случае отказа в принятии корректирующего документа, следует обратиться в налоговую и пояснить причину корректировки. Возможно в этом случае потребуется сначала аннулировать документ, а затем подать новый и верными данными.