Компенсация за использование личного автомобиля 2022

Если сотрудник использует собственный автомобиль для работы, то ему положена компенсация за использование личного транспорта. Но рассчитывать и начислять такое возмещение нужно по особым правилам.

В каких случаях платить возмещение за использование личного ТС

Иногда работники используют свою машину в рабочих целях — с согласия или ведома работодателя. А работодатель возмещает сотруднику расходы за использование и износ авто. Порядок компенсации за авто сотруднику определяется соглашением сторон трудового договора: такое соглашение заключают только в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Стороны вправе предусмотреть возмещение расходов за использование личного имущества (авто, оборудование и пр.) в отдельном пункте трудового договора или же заключить дополнительное соглашение к нему. В соглашении договариваются об условиях и размере компенсации. Еще надо прописать, что за время, когда работник находится в отпуске, командировке или на больничном, компенсация не выплачивается.

Расходы на использование авто возмещают, если по должностным обязанностям сотрудника характер работы связан с постоянными служебными разъездами. Чтобы получить деньги за разъезды, работник подает руководству заявление и указывает, как часто и для исполнения каких обязанностей использует свою машину. К заявлению надо приложить копию свидетельства о регистрации ТС (оригинал тоже придется показать).

Основанием для выплат станет приказ руководителя, в котором установят размер и порядок выплаты возмещения.

Как определить размер выплат

Размер компенсационных выплат стороны определяют самостоятельно и прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Но работодатели руководствуются общими нормами компенсации за использование личного автомобиля в 2022 году (ПП РФ № 92 от 08.02.2002):

• для легковых авто с объемом двигателя до 2000 см³ — 1200 рублей;
• для легковых авто с объемом двигателя более 2000 см³ — 1500 рублей.

Федеральным госслужащим ежемесячную компенсацию рассчитывают по другим нормативам (п. 1, 4 Правил, утвержденных ПП РФ № 563 от 02.07.2013):

• для легковых авто с объемом двигателя до 2000 см³ — 2400 рублей;
• для легковых авто с объемом двигателя более 2000 см³ — 3000 рублей.

Учет служебных поездок ведут в путевых листах. Работник предоставляет все необходимые документы, которые подтверждают расходы (письма МНС № 04-2-06/419@ от 02.06.2004, № 14-05-07/6 от 13.04.2007). А ГСМ возмещают по фактическим затратам: для их подтверждения в бухгалтерию сдают чеки, квитанции, счета (п.

2, 5 Правил из ПП РФ № 563, письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).

При утрате или повреждении авто по вине работодателя, работнику возместят материальный ущерб (ст. 235 ТК РФ).

Использование авто по договору аренды

Работодатели арендуют автомобили работника с экипажем или без экипажа (ст. 632, 642 ГК РФ). При аренде с экипажем машиной управляет и занимается ее техническим обслуживанием сам работник. Аренда без экипажа подразумевает управление и техобслуживание на других лиц.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить компенсацию за использование личного авто. Используйте эти инструкции бесплатно.

С сотрудником заключают договор аренды и отражают в нем все особенности сделки — стоимость аренды, оценку услуг по управлению авто. Обычно расходы на эксплуатацию арендованного транспорта несет арендатор. Если машину арендуют без экипажа, то арендатор сам оплачивает содержание и страхование, в том числе и страхование собственной ответственности (ст.

636, 646 ГК РФ).

В полисе ОСАГО надо указать количество лиц, которые допущены к управлению транспортного средства (п. 2 ст. 15 40-ФЗ от 25.04.2002).

Владельцу возмещают расходы по эксплуатации машины, если это предусмотрено договором аренды и подкреплено документами: чеками и квитанциями, счетами и счетами-фактурами, копиями путевых листов. Ключевое требование — возможность определить по документам регулярность использования, маршрут движения и время использования арендованного транспорта (письма Минтранса № 03-01/21740-ИС от 28.09.2018, УФНС по г. Москве № 20-12/041966.1 от 30.04.2008, апелляционные определения Московского городского суда по делу № 33-9639/2017 от 10.04.2017, № 33-12103/2018 от 12.04.2018).

Начислять ли НДФЛ и страховые взносы

Компенсация и расходы на топливо не облагаются подоходным налогом и страховыми взносами (письмо Минфина № 03-04-06/94977 от 06.12.2019). Все виды компенсационных выплат, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ (п. 1 ст.

217 НК РФ). Налогообложению не подлежит вся сумма возмещения, установленная соглашением работника и работодателя, но ее надо подтвердить документами — свидетельством о регистрации ТС, расчетами компенсаций, платежными чеками и квитанциями.

Страховыми взносами возмещаемые суммы тоже не облагаются — в размере, определенном соглашением сторон, но только в пределах установленных норм (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 125-ФЗ от 24.07.1998, письмо Минфина № 03-15-06/69146 от 23.10.2017).

Как отразить в бухучете

В бухгалтерском учете обязательно проводят начисление компенсации за использование личного автомобиля — проводки такие:

• Дт 20 Кт 73;
• Дт 26 Кт 73;
• Дт 44 Кт 73.

Затраты признают управленческими расходами по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, в котором выплатили возмещение работнику (п. 5, 6, 7, 16, 18 ПБУ 10/99).

В трудовом договоре с сотрудником прописано использование его собственной машины в служебных целях и определен порядок возмещения затрат. Размер компенсационных выплат определяют по ежемесячному износу автомобиля — 1500 рублей. Учитывают и расходы на эксплуатацию и ГСМ. Работник ежемесячно подтверждает расходы всеми необходимыми документами.

По итогам отчетного месяца сотрудник предоставил чеки и квитанции. Бухгалтер рассчитал компенсационную выплату, она составила 10 000 рублей. Деньги перечислят на банковский счет сотрудника в следующем месяце.

Объем двигателя ТС — 2000 см³. Для начисления налога на прибыль доходы и расходы признают методом начисления. Для целей бухучета расходы в виде компенсационных выплат признали в размере 9000 рублей.

Эту сумму и заплатят сотруднику по соглашению сторон. А в целях налогообложения расходы учитывают в размере 1200 рублей по нормам ПП РФ № 92. В результате в учете образуется постоянная разница на сумму превышения и постоянный налоговый расход (п.

4, 7 ПБУ 18/02).

В бухучете компенсационные выплаты признают в полной сумме на дату начисления, в налоговом учете — в пределах правительственных нормативов на дату выплаты. Поскольку возмещение перечисляют в следующем месяце после ее начисления, в учете образуется вычитаемая временная разница и признается отложенный налоговый актив (п. 11, 14 ПБУ 18/02).

Временную разницу и отложенный налоговый актив погашают на дату выплаты возмещения работнику.

В таблице показали порядок отражения компенсации за использование личного транспорта: проводки в бухгалтерском учете.

На дату начисления возмещения работнику

Дт 20, 26, 44 Кт 73

Отражение компенсационных выплат за использование личного ТС в рабочих целях

Отражение постоянного налогового расхода с разницы между бухгалтерским и налоговым учетом.

Компенсации за использование личного авто в служебных целях в 2022 году

Какие расходы будет компенсировать организация

Предприятие в соответствии с Законом обязано возместить сотруднику:

• Расходы на бензин, топливо
• Затраты на ремонт, в случае поломки
• За парковку, мойку машины в рабочее время

Чтобы у налоговой не было сомнений в чистоте проведенных операций по оплате организацией компенсации за «служебный» износ личного автомобиля и возмещения расходов, возникших в процессе эксплуатации, необходимо предоставить на случай проверки подтверждающие документы. Читайте также статью: → «Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях ».

• Трудовой договор, где прописано, что личное авто используется в служебных целях
• Подтвердить, что транспортное средство действительно принадлежит сотруднику, предъявив технический паспорт
• Составлять справку-расчет с суммой компенсации, на основании первичных документов, таких как чеки, накладные, квитанции и другие ы, которые могут подтвердить расходы на эксплуатацию личного автомобиля;
• Издать приказ руководителя предприятия о том, что он действительно компенсирует затраты работнику

Размер компенсации сотруднику

Ком­пен­са­цию необходимо вы­пла­чи­вать лю­бо­му ра­бот­ни­ку, ко­то­рый по со­гла­ше­нию с ра­бо­то­да­те­лем ис­поль­зу­ет свой ав­то­мо­биль для слу­жеб­ных нужд. Даже за разовую поездку необходимо платить. Читайте также статью: → «Льготы и компенсации за вредные условия труда ».

На какие же суммы может рассчитывать работник? В трудовом кодексе конкретные суммы не указаны, каждый работодатель в праве при заключении договора указать сумму, которую посчитает достаточной для возмещения расходов. Между тем налоговые ор­га­ны для контроля налогообложения и взно­сов ре­ко­мен­ду­ют учи­ты­вать при рас­че­те ком­пен­са­ции за ис­поль­зо­ва­ние лич­но­го транс­порт­но­го сред­ства:

• сте­пень амортизации и срок по­лез­но­го ис­поль­зо­ва­ния;
• ин­тен­сив­ность.

По­это­му лучше все-та­ки при­ве­сти в со­гла­ше­нии об ис­поль­зо­ва­нии лич­но­го ав­то­мо­би­ля ра­бот­ни­ка хоть ка­кую-ни­будь ме­то­ди­ку рас­че­та ком­пен­са­ции, на­при­мер:

• при­рав­нять ком­пен­са­цию к сумме амор­ти­за­ции ав­то­мо­би­ля за месяц;
• уста­но­вить рас­цен­ки за 1 км «слу­жеб­но­го» про­бе­га ав­то­мо­би­ля. Их можно по­за­имство­вать у такси.

Отражение в учете компенсаций

Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.

В случае, если например автомобиль не принадлежит сотруднику на правах собственности, а он использует его по доверенности, то возникает спорный вопрос, на который так и нет однозначного ответа.

Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса ,автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.

С налоговым учетом немного другая ситуация, перед бухгалтером встает вопрос, учитывать ли такие расходы при обложении налогом на прибыль? Учесть их необходимо в составе прочих расходов в соответствии с законодательными нормами.

Рабочий объем двигателя легкового автомобиля

Порядок возмещения затрат работнику

• Во-первых, компенсация положена исключительно сотрудникам, которые работают на авто, ездят по командировкам и их деятельность носит разъездной характер
• Во-вторых, основанием для того, чтобы сотрудник мог использовать личный транспорт в служебных целях является приказ руководителя организации
• В-третьих, работники, которые работают с доверенностью на транспортное средство имеют такое же право на компенсацию как и с личным авто.
• В-четвертых, сотрудник подает заявление где поясняет, при каких обстоятельствах и с какой периодичностью использовался его личный транспорт в служебных целях.К заявлению работник прикладывает следующие документы:.
• копия документов на автомобиль, технический паспорт, свидетельство о постановке на учет);
• путевой лист, обязательные реквизиты и порядок заполнения которого утверждены органом власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
• первичные документы, в соответствии с которыми можно подтвердить расходы на ремонт, топливо, техническое обслуживание. Читайте также статью: → «Порядок оформления и получения компенсации за снос гаража».

Все подтверждающие документы, которые предоставит работник, должны быть собраны в интересах работодателя и соответствовать расходам, связанным с рабочими моментами, а не в личных целях сотрудника.

Решение по выплате компенсации принимается руководителем в определенный срок в зависимости от:

• необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
• времени использования личного транспорта в служебных целях;
• объема средств, выделенных учреждению на ведении деятельности.

Пример расчета выплат

С сотрудником организации «Амел» заключено соглашение об использование его личного авто RenoLogan 1.6 d в служебных целях:

• Для компенсации по ремонту и эксплуатации авто предусмотрена сумма в размере 6 000,00 руб. в месяц;
• Расход автомобиля по топливо восемь литров на 100 км.

1 августа работник сдал в бухгалтерию отчет об использовании личного транспорта за июль с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в июле составил 1 700 км. Сумма компенсации за использование и возмещение расходов за июль составит:

• Сумма компенсации за июль 6 000 руб.т.к отработан полный месяц
• Сумма возмещения расходов на бензин 1 700 * 8 / 100 * 42,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-95 согласно чекам АЗС) = 5780 руб.
• Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в июле составит 11780 руб.

Отражение в бухгалтерском учете:

В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 10580 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

Преимущества и недостатки расчетов

1. Заплатить компенсацию сотруднику для компании выгоднее, поскольку если работодатель будет платить за использования транспорта сотрудника ежемесячную премию, тогда придется платить НДФЛ и страховые взносы, тем самым он экономит.
2. Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, аренда автомобиля у сотрудника или у стороннего лица, либо использование собственного автомобиля.

Причины, по которым могут отказать в получении

К причинам по которым работодатель может отказать в выплате компенсации за использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях, можно отнести :

• Сотрудник официально не трудоустроен
• Работник отказывается предоставлять подтверждающие документы по расходам, связанным с рабочими моментами, возникшими во время эксплуатации автомобиля
• Есть подтверждение тому, что машина использовалась не по служебным делам, а в интересах сотрудника, в таком случае директору нет причин что-либо возмещать
• Какой-либо из документов утерян, соответственно приложить как подтверждение к расходам нечего

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?

Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.

Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?

Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.

Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?

Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.

Начисление компенсации за использование личного автотранспорта для служебных поездок в пределах и сверх норм в 1С: ЗУП ред. 3.1

Вопрос начисления компенсации за использование личного транспорта волнует всех: сотрудникам интересно сколько они получат в итоге, все ли затраты им возместят, бухгалтеры ищут информацию о налогообложении таких выплат. В этой статье удовлетворим интересы обеих сторон: работникам расскажем на что они могут рассчитывать, а вам, уважаемые коллеги, подскажем как оформить такие выплаты в программе 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1.

Итак, при использовании личного транспорта для служебных поездок сотруднику действительно полагается выплата компенсации за его использование. Об этом говорится в ст. 188 ТК РФ.

Выплата компенсации может быть оформлена двумя способами:

1. Сумма компенсации оговорена и закреплена в трудовом договоре;

2. С сотрудником заключается договор аренды транспортного средства.

Согласно ст. 188 ТК РФ, для начисления компенсации должны выполняться следующие условия:

• транспортное средство используется в интересах работодателя;

• работодатель информирован об его использовании и согласен;

• размер возмещения расходов по использованию личного транспорта определен в трудовом договоре, в письменной форме.

Для получения компенсации сотрудник предоставляет:

1. Заявление работодателю;

2. Обоснование использования автотранспорта в служебных целях и периодичность;

3. Копии всех документов на автомобиль, включая документ, подтверждающий право собственности.

Третий пункт особенно важен! Если сотруднику автомобиль не принадлежит, а управляет им он по доверенности, то согласно Письма Федеральной налоговой службы от 13 ноября 2018 г. N БС-3-11/8304@ «О направлении разъяснений» вы не имеете права возмещать работнику такие расходы.

Специально процитируем выдержку из этого письма:

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательством не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке».

Обращаем внимание, что компенсация использования ГСМ производится на основании документов по фактическим затратам.

Согласно постановления, норма зависит от объема двигателя автомобиля и составляет для автомобилей:

• с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. – 1200 руб.

• свыше 2000 куб. см. – 1500 руб.

Для мотоциклов предусмотрена компенсация в сумме 600 руб.

Компенсация устанавливается соглашением сторон и может быть назначена:

• в фиксированной сумме, не зависимо от интенсивности поездок;

• в зависимости от интенсивности поездок и определяется ежемесячно.

В любом из этих вариантов, компенсация не начисляется за дни отсутствия сотрудника на работе – отпуск, больничный и т.п.

Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ данная компенсация в пределах норм не облагается НДФЛ и согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ – страховые взносы с таких сумм не начисляются, в пределах сумм, зафиксированных трудовым договором между работодателем и работника.

Эти моменты нам необходимо учесть при создании нового вида начисления.

Рассмотрим порядок отражения начисления компенсации за использование личного автотранспорта в пределах и сверх установленных норм на примере программы 1С: Зарплата и управление персоналом.

Создание начисления «Компенсация за использование личного транспорта
(в пределах норм)»

Шаг 1. Перейдите в раздел «Настройка» — «Начисления».

Шаг 2. Для создания нового вида начисления, нажмите кнопку «Создать».

Шаг 3. Заполните данные для начисления.

• Наименование – «Компенсация за использование личного транспорта (в пределах норм)»;

• Назначение начисления – «Прочие начисления и выплаты»;

• Начисление выполняется — «Ежемесячно»;

• Установите переключатель в положение «Результат рассчитывается» и задайте формулу расчета.

При установленном значении поля «Начисление выполняется» — «Ежемесячно» — компенсация будет начисляться одновременно с начислением заработной платы. Ее значение определяется кадровыми приказами – «Прием на работу», «Кадровый перевод» и т.п.

Можно задать значение «По отдельному документу». В этом случае, компенсация будет вводиться отдельным документом. Этот вариант подойдет при учете интенсивности использования автотранспорта, когда ежемесячно определяется сумма компенсации сотруднику работодателем.

Шаг 4. Заполните формулу расчета с учетом отработанного времени. Для формулы введите новый показатель расчета – «Компенсация за использование личного транспорта в пределах норм» по кнопке «Создать показатель».

Этот показатель нужен нам, чтобы зафиксировать сумму компенсации в рублях для расчета начисления с учетом отработанных дней.

Если бы мы того не делали, достаточно было бы установить, что результат начисления вводится фиксированной суммой, указав сумму компенсации в документе. Но нам необходимо учесть случаи отсутствия сотрудника.

Шаг 5. Заполните данные нового показателя:

• укажите наименование показателя (произвольно) – «Компенсация за использование личного транспорта (в пределах норм)»;

• установите тип показателя — «Денежный»;

• установите переключатель в положение «Используется во всех месяцах после ввода значения».

Сохранив показатель, задайте с его помощью формулу:

КомпенсацияЗаИспользованиеЛичногоТранспортаПоНормам * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней

В данном примере, время сотрудников определяется в днях.

Шаг 6. На вкладке «Учет времени» выберите вид времени «Явка».

Шаг 7. На закладке «Средний заработок» снимите установленные по умолчанию флажки, т.к. компенсация за использование личного автомобиля при расчете среднего заработка не учитывается согласно п. 2, 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Шаг 8. Перейдите на закладку «Налоги, взносы, бухучет» и укажите, что наше начисление в пределах норм не облагается НДФЛ и страховыми взносами, не включается в расходы по оплате труда.

А вот для ситуации начисления компенсации сверх нормы здесь будут установлены другие значения.

Шаг 9. Сохраните новое начисление – «Записать и закрыть».

Новое начисление создано.

Создание начисления «Компенсация за использование личного транспорта
(сверх норм)»

Сумма компенсации в пределах норм очень маленькая и не покрывает всех затрат сотрудника. Поэтому организации выплачивают еще одну компенсацию сверх норм.

Следом создадим и второе начисление «Компенсация за использование личного транспорта (сверх норм)», настройки которого выполняются полностью аналогично, за исключением 2 моментов:

Шаг 1. Необходимо добавить новый показатель в формулу расчета на вкладке «Основное».

Шаг 2. На вкладке «Налоги, взносы, бухгалтерский учет» нужно указать, что компенсация сверх норм не принимается к расходам в налоговом учете.

Начисление компенсации за использование личного транспорта

Начисления нами созданы, пора перейти к практике.

Приведем условный пример: По заявлению сотрудника Базина А.В. приказом руководителя ООО «Крон-Ц» ему назначена ежемесячная компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в размере 9000 рублей. Автомобиль Базина — Chevrolet Aveo New Седан, с рабочим объемом двигателя, 1229см³.

Размер компенсации и условия использования автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору. Выплата компенсации начинается с 01 февраля 2021 года в размере: 1200 рублей в пределах норм, 7800 рублей сверх норм.

Отразим данное начисление в программе 1С: ЗУП.

Шаг 1. Создайте документ «Изменение оплаты труда» в разделе «Зарплата» — «Изменение оплаты сотрудников».

Шаг 2. Добавьте два вида компенсации за использование личного транспорта согласно условию нашего примера.

Шаг 3. Сохраните документ – «Провести и закрыть».

Шаг 4. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов».

У сотрудника Базина А.В. помимо оклада отразились начисления компенсаций в размере 1200 рублей и 7800 рублей.

НДФЛ и страховые взносы рассчитались только с оклада.

Шаг 5. Сформируем документ отражения заработной платы в разделе «Зарплата».

Автоматически для всех начислений программа сформирует статью расходов ОТ (Расчеты по оплате труда). Если эту статью оставить как есть, то при синхронизации в 1С: Бухгалтерию предприятия будут сформированы проводки по кредиту счета 70 «Расчеты по оплате труда». Поскольку компенсационные начисления работникам не относятся к расходам на оплату труда согласно ст.

255 НК РФ, то эти начисления нужно отразить по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Поэтому в столбце «Статья расходов» выберите значение ПР (Прочие расчеты с персоналом).

Посмотрим, как отразились эти затраты в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 после синхронизации.

Видим, что статьи и счета затрат корректны.

Нам остается только выплатить компенсацию сотруднику. Т.к. счет учета затрат компенсации один — 73.03, то это можно сделать как единым платежным поручением в банк, так и разными.

Вот таким нехитрым образом делается начисление компенсации за использование личного автомобиля.

В каких случаях выплачивается компенсация за использование личной машины

В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.

Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.

Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.

Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.

В состав расходов на автомобиль включается:

• Топливо для заправки
• Сумма амортизации
• Затраты на ремонт и техобслуживание
• Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы

Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.

Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.

Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.

Возможность компенсировать расходы должна быть отражена во внутренних документах организации.

Как документально можно оформить использование личного автомобиля

Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:

Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.

Начисление НДФЛ и страховых взносов на сумму компенсации

Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.

Определение точной суммы компенсации нужно не только для того, чтобы обезопасить обе стороны таких отношений, но и чтобы определиться с налогообложением этих выплат.

Для того чтобы узнать, нужно ли облагать суммы компенсации НДФЛ, необходимо обратиться к пункту 3 статьи 217 НК РФ. Там закреплено, что если работа предусматривает поездки по служебной надобности и это закреплено во внутренних документах, то компенсация за использование своей машины в этом случае НДФЛ не облагается. Это правило действительно только для той суммы компенсации, которая указана в документах.

Если сотрудник получит больше, то величина превышения уже будет являться его доходом и с нее нужно будет заплатить НДФЛ. Относительно обложения налогом есть два письма Минфина от 2017 года – №03-04-06/62150 и №03-04-06/45592.

Что касается страховых взносов. Статья 422 НК РФ определяет список выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Перечень этот закрытый.

Компенсация за использование своей машины в работе входит в этот перечень. Однако нужно помнить, что организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность машины сотруднику, а также всеми расчетами по величине компенсации, документами, которые докажут, что автомобиль используется именно для работы. Кроме того необходимо иметь все документы, подтверждающие расходы.

Перечень выплат, которые не облагаются взносами от НС и ПЗ совпадает с перечнем выплат, которые не облагаются страховыми взносами.

Волкова О., эксперт службы правового консалтинга Гарант

Особенности возмещения расходов при использовании в работе своей машины

Для начала нужно помнить, что компенсируют такие расходы только тем, кто активно использует в своей работе автомобиль. Это касается как командировок, так и разъездов в течение рабочей смены.

Для того чтобы получить компенсацию, необходимо написать работодателю заявление. К нему необходимо приложить все документы на машину. Придется составлять путевки (Минфин все – таки на этом настаивает) и собирать чеки на все понесенные расходы.

Окончательную сумму денежного возмещения за понесенные затраты определяет руководитель организации по согласованию с работником.

Для того чтобы использовать свою машину в работе и получать компенсацию, необходимо издать приказ.

Если автомобиль зарегистрирован не на работника, а на другое лицо, то его можно использовать по доверенности. На компенсацию это никак не повлияет.

Вопросы и ошибки по рассматриваемой теме

Вопрос 1

Подлежат ли компенсации расходы на автомобиль, если управление им осуществляется по доверенности?

Даже если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то расходы, понесенные при использовании машины в служебных целях, подлежат компенсации. Загвоздка в такой ситуации только в вопросе перечисления страховых взносов. Есть две позиции.

Минтруд и ФСС считают, что величина компенсации должна облагаться страховыми взносами, а решение Верховного суда №309-КГ15-8423 и высшего арбитражного суда №ВАС-4/14 говорят об обратном. Какой вариант выбрать, решает сама организация.

Вопрос 2

Как определить размер компенсации за ГСМ?

Сделать это можно несколькими способами.

Можно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, что возмещение производится на сумму предоставленных чеков. При этом велика вероятность, что работник предоставит «лишние» чеки.

Вариант определения суммы компенсации за 1 километр пробега тоже достаточно удобен. Например, закрепить, что с каждого километра положена компенсация 6 рублей. Соответственно, если работник проедет 1000км, то получит за это 6000 рублей.

Еще один вариант – установить конкретную твердую сумму компенсации. Но это не очень удобно, поскольку ситуации бывают разные.

В любом случае каждый из вариантов обсуждается с работником.

Ошибка

Работник использует личный автомобиль для выполнения служебных заданий на основании договора аренды с организацией. Бухгалтер не рассчитывает и не перечисляет НДФЛ с суммы компенсации. Это является ошибкой, поскольку в данном случае сумма возмещения не облагается страховыми взносами, а НДФЛ начислить и заплатить необходимо.

Использование личных транспортных средств сотрудников в работе достаточно выгодный вариант для работодателя. Очень многие фирмы практикуют такую систему. Для работника этот вариант тоже достаточно удобен. Самое главное разобраться в нюансах начисления компенсации и корректно учесть все расходы.

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

• Возмещение за пользование и естественный износ машины;
• Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.
А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@.

По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.
Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение. Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

Обязательно наличие документов, подтверждающих факт совершения служебной поездки. Можно оформить путевые листы (это разрешено Постановлением Госкомстата России, вступившим в действие 28.11.97 года). Можно учитывать «служебный» пробег, зафиксированный разными приборами, в том числе навигатором.

Если для расчета размера выплаты не берут во внимание показатели километража, можно для ведения учета вести любые документы (маршрутный лист, журнал учета служебных поездок и т.п.). Но если в документации учета служебного использования личного транспорта планируется вести документы своей формы, в них обязательно указываются реквизиты первичных официальных бумаг. Кроме того, они должны быть утверждены согласно учетной политике предприятия (это предусмотрено в ст.

6 п. 3 и ст. 9 п.

2 закона «О бухгалтерском учете»).

Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.
Схема расчета размера выплат. Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации.

Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством. Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения.

Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

• Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
• Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
• Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.