- Правила составления акта по приёму-передаче товаров
- Когда составляется акт приема-передачи?
- Дополнительные особенности
- Инструкция по написанию Акта приема-передачи товара
- Информация о сторонах
- Информативная составляющая о лицах-участниках договора.
- Условия приёма-передачи и список товара
- Информация о товаре.
- Как указываются претензии при их наличии?
- Если хотите добавить свои пункты
- Частые ошибки
Акт приема-передачи товара – документ, который составляется в ходе хозяйственных операций при исполнении договоров купли-продажи или поставки.
- Не имеет строго установленной законодателем формы.
- Обычно составляется в форме таблицы.
- Должен содержать основные реквизиты, прописанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
- Составляется исходя из особенностей товара.
- Является зачастую дополнением к основному договору.
- Составляется при непосредственной передаче товара.
- Составляется в нескольких экземплярах – по количеству контрагентов.
- Оформляется в присутствии всех сторон сделки, должен содержать подписи всех ее участников.
Для чего нужно делать к договору акт приема-передачи?
- В акте фиксируется состояние имущества при передаче товара, подтверждая, что продавец готов его принять.
- В случае поступления претензий от покупателя, продавец сможет доказать, что при передаче товара все условия сделки были соблюдены.
- Фиксируется цена, по которой были переданы ценности.
Правила составления акта по приёму-передаче товаров
Прежде чем переходить к оформлению акта, следует убедиться в том, что представители обеих сторон, участвующих в процессе, уполномочены на его проведение. В данном случае подтверждением могут служить приказы, доверенности или нотариально заверенные поручения, выданные руководством предприятий сотрудникам на совершение таких действий от лица организации.
Данный акт может быть написан в произвольной форме, но при условии соблюдения стандартов делопроизводства по оформлению подобного рода документов.
Он в обязательном порядке должен содержать сведения о сторонах, задействованных в процессе передачи (название и реквизиты компаний, должности и ФИО ответственных лиц), список передаваемых материальных ценностей с указанием количества, ассортимента, стоимости, информацию о наличии повреждений, дефектов, неисправностей, а также претензии, если таковые возникнут.
При необходимости по соглашению сторон в акт можно внести дополнительные данные, такие как условия и сроки оплаты поставки, составление вторичных актов, оформляемых в виде приложений и т.д.
Для составления акта подходит стандартный лист формата А4, оформленный в двух экземплярах (по одному для каждой заинтересованной стороны). Каждая копия в обязательном порядке должна быть удостоверена оригиналами подписей руководителей компаний или уполномоченных на визирование документов лиц.
Акт можно заверить печатями, но не обязательно (начиная с 2016 года, применение печатей и штампов не является требованием закона к юридическим лицам, но в случае возникновения спорных ситуаций, требующих решения в суде, печать лишней не будет).
Когда составляется акт приема-передачи?
Акт необходим при приеме продукции одним лицом и передаче ее другому лицу. Документ сопровождает практически любые операции, связанные с приемом-передачей. К примеру, акт нужен при наличии этих обстоятельств:
- Товар передается от продавца покупателю. Документ подтверждает, что объект точно получен потребителем.
- Продукция направляется на склад. В этих условиях нужно оформить акт в 3 экземплярах, на всех участников операции. Акт дополняется соглашением о хранении ценностей.
- Ценности направляются на ответственное хранение. В этом случает акт также требуется дополнить договором об ответственном хранении.
В большинстве случаев акт оформляется при продаже продукции. Но потребность в нем возникает и при внутренних перемещениях ценностей. К примеру, при помещении объекта на склад.
Дополнительные особенности
Акт будет иметь юридическую силу только при одновременном исполнении этих условий:
- Акт является приложением к основному соглашению. Он не является самостоятельным документом. Если нет основного документа, то и акт утрачивает свою силу. В нем обязательно должна стоять ссылка на какой-либо договор. К примеру, на договор купли-продажи.
- Документ должен быть заверен подписью и печатью сотрудника с соответствующими полномочиями.
- Акт оформляется в 2 экземплярах (минимум). Каждый из экземпляров передается участникам сделки.
То есть, акт – это не самостоятельный документ. Однако он должен быть оформлен в соответствии со стандартными требованиями: печати, подписи, обязательные реквизиты.
Инструкция по написанию Акта приема-передачи товара
Заполнение документа условно разделим на три этапа.
Информация о сторонах
В первую часть акта вносится информация о том, к какому именно документу он является приложением (номер приложения, дата, номер договора). Затем вписывается полное наименование предприятия, передающего товар, с указанием должностного лица-представителя (здесь обычно пишется либо Директор, Генеральный директор или иной уполномоченный сотрудник) и документ, на основании которого он работает («Устав», Положение», «Доверенность» и т.д.).
Далее в документ вносятся те же самые сведения о второй стороне приема-передачи товара.
Информативная составляющая о лицах-участниках договора.
Если документ является отдельным документом, не являясь частью какого-либо соглашения, обязательно нужно указать следующие данные о контрагентах:
- Полное наименование с указанием организационно-правовой формы.
- Адрес регистрации.
- Ф.И.О. руководителя, на основании чего действует.
- Сведения о регистрации.
- ОГРН.
- ИНН.
- КПП.
- ОКПО.
- ОКАТО.
- Расчетный счет.
- Обслуживающий банк.
- Контактную информацию.
Если документ является частью договора, можно упустить эту информацию, отразив только основные данные о сторонах.
Условия приёма-передачи и список товара
Вторая часть включает в себя основные пункты по передаче товара.
- Сначала фиксируется сам факт передачи, а также тот документ, на основании которого он состоялся (его наименование, например, «Договор», номер и дата его составления).
- Затем в акт нужно включить таблицу, в которую вписать подробный перечень передаваемых товаров, с указанием наименования, количества, цены и общей стоимости.
- Ниже таблицы следует еще раз указать общую стоимость передаваемого товара (цифрами и прописью).
- Далее необходимо внести пункт о состоянии передаваемой продукции. Если оно в отличном состоянии, то это нужно обязательно отметить, если же в нем имеются какие-то дефекты и неисправности, то это следует также зафиксировать (желательно в отдельном документе).
- После надо удостоверить то, что принимающая сторона никаких претензий к качеству и количеству передаваемых товаров не имеет.
- В следующем пункте нужно отметить количество экземпляров акта, а также отметить из равнозначность перед законом.
Информация о товаре.
В акте отражаются:
- Наименование товара.
- Количество товара. Указывается в единицах или других мерах измерения. Это могут быть тонны, килограммы, литры и другие показатели. Если этих данных нет, договор считается незаключенным.
- Артикулы, марки, номера моделей, типы, физические свойства целесообразно указывать для родовых вещей (например, для молочной продукции указывается ее жирность, для древесины – тип дерева).
- Для индивидуальных вещей (например, машины, компьютера) обязательно указывается их заводской номер.
- Стоимость за единицу. Данная строка нужна для того, чтобы одну или несколько из единиц можно было запросто вернуть.
- Качество товара. Этот пункт может быть включен в основную таблицу или фиксироваться отдельно. Если покупатель полностью принимает товар, соглашаясь на сделку без указания на качество, считается, что у него претензий к продавцу нет.
Как указываются претензии при их наличии?
Претензии могут быть отражены в отдельном документе или прописаны в самом акте.
Как указать претензию? Покупатель имеет полное право не принять товар полностью или частично. В таблице акта это он может отразить, принимая только определенную часть товара или отказываясь подписывать документ.
Далее в акте вместо положения о том, что стороны претензий друг к другу не имеют, прописывается количество непринятого товара и причина, по которой передача материальных ценностей не произошла. Контрагенты имеют право при этом договориться о замене некачественного товара.
Если хотите добавить свои пункты
Иногда встречаются чрезвычайно принципиальные люди, которые доводят акт приёма-передачи до абсурда. Например, включают в описание расцветку обоев, количество выключателей и розеток, делают зарисовки светильников, тщательно фиксируют все трещины и сколы на кафельной плитке в ванной и даже вставляют в перечень верёвки для сушки белья на балконе.
Если вы принадлежите к числу таких дотошных людей, знайте – всё, что не запрещено законом, разрешено. Значит, вы можете вписать в свой акт всё, что угодно, если оно реально передаётся. Если вам так будет спокойнее, сделайте это.
Частые ошибки
Нет описания передаваемого имущества. Без идентифицирующих признаков акт не будет работать – если не ясно, что именно передаётся, этот документ будет ничтожен.
Если квартира передаётся с обстановкой, посудой, постельным бельём и прочим хозяйством, хозяева иногда ленятся перечислять все подушки, ложки и простыни «поимённо», а потом расстраиваются, недосчитавшись фамильного серебра. Нередко сам факт «переписи» останавливает жильцов, им становится сложнее встать на скользкую дорожку мелкого воровства. Разумеется, речь идёт о в целом законопослушных людях.
Если акт составлен в простой письменной форме и подписывается уже после подписания самого договора, не соглашайтесь на предложение контрагента, чтобы подпись за участника договора поставил кто-то другой. Предложение «а давайте я подпишу, я же муж-жена-мама-брат-близкий друг, какая вам разница, а он-она сейчас не может» нужно сразу отметать. Командировка, болезнь, отпуск – причина отсутствия неважна.
Если сторона договора не может подписать сейчас, лучше подождите возвращения или потребуйте, чтобы ваш занятой контрагент дал нотариально удостоверенную доверенность, в которой будет написано, что у доверенного лица есть право подписать акт приёма-передачи именно этого имущества.