Заявление на отправку трудовой книжки

Российское законодательство требует от работодателя выдать трудовую книжку сотруднику лично в руки в последний день работы, вместе с остальными документами и расчетом. Это сказано в статье 84.1 Трудового Кодекса РФ. Но бывают такие ситуации, когда отдать трудовую книжку сотруднику в последний день работы не представляется возможным.

Чтобы выйти из ситуации и при этом не нарушить закон, можно трудовую книжку отправить почтой. Тем не менее, отправлять трудовую книжку по почте можно только в следующих случаях:

• ели сотрудник работает в филиале, который находится в другом регионе;
• если увольнение сотрудника произошло, когда тот был в командировке в другом регионе, стране и т.д.;
• если сотрудник отправился в отпуск с последующим увольнением и находится в другом городе, регионе, стране и т.д.;
• сотрудник отсутствует в день увольнения на рабочем месте по неизвестным причинам и не выходит на связь;
• сотрудник отказывается забирать трудовую книжку, например, не согласен с увольнением;
• сотрудник болен и не может прийти за трудовой книжкой;
• сотрудник дал свое согласие на пересылку трудовой книжки письмом;
• в других случаях, когда лично вручить сотруднику трудовую книжку не представляется возможным

Нужно ли письменное согласие сотрудника на пересылку трудовой книжки почтой

Как мы выяснили, трудовую книжку нужно выдать сотруднику вместе с расчетом в последний день его работы. Однако, как уже было сказано, возможны ситуации, когда сотрудник отказывается забрать трудовую книжку, либо отсутствует на рабочем месте по каким-либо причинам. В этом случае, согласно законодательству, работодатель обязан в этот же день отправить сотруднику уведомление о том, что ему необходимо прийти в организацию и получить свою трудовую книжку или дать свое согласие в письменном виде на получение ее по почте.

Это сказано в пункте 36 главы 4 Постановления Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 “О трудовых книжках” (ред. от 25.03.2013). Что указывать в подобном уведомлении, отражено в следующей таблице.

Уведомление заполняется на фирменном бланке организации с указанием ее названия, реквизитов и т.д.

При отправке уведомления ценным письмом, рекомендуется прямо в описи указать, что в конверт вложено «уведомление сотруднику о том, чтобы он явился на работу для получения трудовой книжки или письменного согласия на получение ее почтой». Опись будет доказательством того, что такое уведомление сотруднику было отправлено.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

Если письменное согласие от сотрудника получено, необходимо отправить трудовую книжку ему по почте.

· выслать уведомление сотруднику с предложением либо забрать трудовую книжку в организации, либо дать свое согласие на ее отправку почтой;

Рекомендуется разослать письма по всем известным адресам, где может бывать сотрудник. Также нельзя передавать трудовую книжку сотрудника другим людям без нотариально-заверенной доверенности от него.

Пошаговая инструкция для уволенного работника, как забрать трудовую книжку по почте

Для получения трудовой книжки по почте сотрудник должен сделать ряд действий.

Что может предпринять уволенный сотрудник, если не получит свою трудовую книжку

Если уволенный сотрудник не получит свою трудовую книжку вовремя по вине работодателя, то он имеет право обратиться в суд с требованием о возмещении морального вреда. Моральный вред в данном случае может выражаться в том, что у сотрудника возникли проблемы с трудоустройством из-за отсутствия трудовой книжки или он не может оформить пенсию и т.д. Если суд признает вину работодателя, сотруднику будет выплачена денежная компенсация.

Также дата увольнения может перенестись на день выдачи трудовой книжки, в связи с этим сотрудник может рассчитывать на выплату среднего заработка за вынужденный прогул. Если получилась такая ситуация, то в организации помимо прочего нужно будет издать соответствующий приказ и занести новую запись в трудовую книжку.

Распространенные вопросы при отправке трудовой книжки по почте

Вопрос 1. Сотрудник выслал работодателю заявление о том, что он разрешает отправить свою трудовую книжку по почте. Работодатель получил это заявление 08.04.2020 года. В течение какого срока работодатель обязан выслать трудовую книжку по почте?

Ответ. Важно! Согласно статье 62 Трудового Кодекса РФ получив заявление, работодатель должен не позднее три рабочих дней выдать сотруднику трудовую книжку. Так как заявление было отправлено почтой, то соответственно три дня отсчитываются с момента получения этого заявления работодателем.

Значит, отправить трудовую книжку необходимо до 11.04.2020 года.

Инструкция: готовим уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление о получении трудовой книжки — это документ, который отправляет работодатель уволенному сотруднику с требованием забрать ТК из отдела кадров. Работодатель не вправе задерживать выдачу документов после расторжения договора с работником, за это ему грозят штрафные санкции.

Когда готовят уведомление

По закону, работодатель обязан выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ), отметив это действие в специальном журнале учета трудовых книжек.

Но на практике часто случается, что человек не пришел в последний рабочий день и не взял необходимые бумаги. Это происходит по разным причинам:

• работник оказался в больнице;
• забыл;
• переехал на новое место жительства и нет возможности быстро приехать;
• пропал без вести;
• внезапно возникли срочные семейные и другие обстоятельства, не позволяющие прийти вовремя.

Часто человек отказывается забирать формуляр из-за конфликта с руководством компании, например, если с ним расторгли договор за прогул, пьянку или другие нарушения. В этой ситуации необходимо составить акт об отказе получить документы в день увольнения.

После этого закон обязывает выслать уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и пункт 36 правил, утвержденных постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003).

Дальнейшие действия компании зависят от отклика сотрудника на письмо. Если никакой реакции не последовало, и согласия на почтовую пересылку формуляра нет, то документ оставляют в компании, пока за ним не придут (п. 43 правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225).

Отправить бланк по почте без согласия уволенного работника не разрешается. Это станет несоблюдением требований ст. 84.1 ТК РФ.

Если согласие получено, то придется уведомление работнику об отправке трудовой книжки отправить заказным письмом с описью вложения с извещением о вручении. Это необходимо, чтобы важные документы дошли до адресата.

Чтобы кадровик имел возможность выслать трудовую почтой, понадобится заявление от бывшего коллеги. Это необходимо указать в письме. Если увольняемый знает, что не придет в день увольнения в компанию, то он вправе написать запрос заранее.

Такое случается, например, если до этого он находится в отпуске или на больничном. Если он желает получить документ не лично, а через доверенное лицо, то обязан отметить это в заявлении.

Такое заявление трудящийся вправе подать как лично в офисе, так и после получения оповещения от работодателя по почте. Работодатель обязан отправить формуляр не позже чем через 3 рабочих дня после поступления запроса.

Вот пример заявления:

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от преподавателя верховой езды

Прошу отправить мне по почте трудовую книжку в связи с увольнением и невозможностью получить ее на руки на следующий адрес: 350000, г. Москва, ул. Победы, д. 1, кв. 75.

Петров Петров П.П.

Если трудовая ведется в электронном виде, процедура выдачи аналогична — в последний день его присутствия на рабочем месте. Отличие лишь в том, что отдать необходимо не привычный бланк, а форму СТД-Р (приложение № 1 к приказу Минтруда № 23н от 20.01.2020). В ней указывают информацию только за период деятельности в этой компании.

Эту справку вправе предоставить или на бумаге, заверенной директором, или переслать в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.7 порядка заполнения СТД-Р). Бумажную форму высылают заказным письмом с уведомлением о вручении, не спрашивая предварительно о согласии на пересылку (ст.

84.1 ТК РФ).

Как отдать уведомление работнику

Если работодатель не выдаст рабочий документ уволенному вовремя, то ему грозит наказание по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей. В такой ситуации возникает вопрос, когда отправлять уведомление о явке за трудовой книжкой, — рекомендуется не затягивать, а отправлять как можно быстрее, желательно в день увольнения или на следующий день.

Иначе придется возместить еще и материальный ущерб бывшему работнику за каждый день неполученного им заработка с момента расторжения контракта до выдачи формуляра (ст. 234 ТК РФ).

Со дня отправления бывшему сотруднику оповещения о необходимости взять документы работодатель не несет ответственность, если кадровый документ не выдан вовремя.

Передать уведомление сотруднику об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку при помощи телефонного звонка или СМС не получится. Это не засчитывается контролирующими органами в качестве должного оповещения. Извещение станет официальным только при отправке по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Отправляем на все адреса, которые указаны в личном деле, контракте и других бумагах сотрудника. Не забываем про опись вложений. Эти действия и квитанции с указанием адресов на руках у ответственного за пересылку сотрудника станут доказательством, что руководство компании приняло все необходимые меры.