Как правильно писать объяснительную на работе

Работодатель вправе потребовать объяснительную записку, если сотрудник нарушил процесс трудовой деятельности или совершил дисциплинарный проступок.

Часто объяснительная воспринимается как признание сотрудником за собой вины, но это совершенно не так. Записка — это право работника высказать собственное мнение и зафиксировать его официально, без дальнейшего искажения с любой стороны, — объясняет HR-директор IW Group Надежда Алтухова.

Согласно статье 193 ТК РФ, работодатель обязан затребовать у сотрудника письменное объяснение, прежде чем наказывать за проступок. На основе объяснительной составляют акт, где и определяют наказание.

Наказание бывает трёх видов:

1. Лишение премиальной / бонусной части зарплаты
2. Выговор или замечание
3. Увольнение

С одной стороны, объяснительная записка подтверждает факт нарушения. С другой — даёт сотруднику возможность снять с себя вину, избежать наказания.

Писать объяснительную нужно лишь в том случае, если у вас есть доказательства того, что инцидент произошел из-за обстоятельств непреодолимой силы, а не по вашей вине, — советует юридический и налоговый консультант, основатель и управляющий партнер ГК «РосКо» Алёна Талаш.

Что будет, если отказаться писать объяснительную?

Сотрудник может проигнорировать требование руководства. Работодатель всё равно составит акт о дисциплинарном взыскании, но добавит к пакету ещё и акт об отказе сотрудника предоставить объяснительную записку, зафиксирует это при свидетелях.

Имейте в виду: на оформление объяснительной работнику отводится двое суток. Если работодатель не даст вам времени на подготовку документа, вы вправе оспорить дисциплинарное взыскание. А если руководитель не требовал объяснений, то подавать записку по личной инициативе не стоит.

Зачем вам лишние проблемы? — уточняет Алёна Талаш.

Разберём кейс, когда работник на служебном транспорте попал в ДТП, все живы, пострадали автомобили. Кто и в каком объёме должен компенсировать ущерб?

Зарплата.Журнал Zarplata

Важно: работодатель не вправе уволить работника за отказ писать объяснительную. Наказание, в том числе увольнение, возможно только за проступок, в соответствии со статьёй 192 ТК РФ. При этом отказ работника писать объяснительную не освобождает его от дисциплинарного взыскания.

Как правильно написать объяснительную записку

Объяснительную составляют в произвольной форме, но в официально-деловом стиле.

Что включить в текст:

• Адресат и адресант — кому и от кого (в шапке письма)
• ФИО и должность адресата (руководителя)
• Полное название компании-работодателя
• ФИО и должность сотрудника
• Заголовок «Объяснительная записка»
• Объяснение ситуации, причины нарушения и их оправдание, роль сотрудника в нарушении
• Последствия нарушения, от них зависит тяжесть наказания
• Дата составления, подпись с расшифровкой
• Приложения

В тексте желательно описать ситуацию и причины, которые за ней стоят, без эмоций, без оценки, в хронологической и логической последовательностях, — добавляет Надежда Алтухова.

К документу прикладывайте любые письменные доказательства вашей невиновности — больничные листы, справки, выписки, а также фото или видео на отдельном носителе. Например:

«Я опоздал на работу 23.08.2022 года на 3 часа по причине поломки и ремонта собственного автомобиля. Копии документов из ГИБДД прилагаю».

Если вдруг ситуация дойдёт до судебного спора, объяснительная документально подтвердить вашу невиновность.

Зарплата.Журнал Zarplata

Важно: если сотрудник писал объяснительные несколько раз по разным поводам, то работодатель вправе расторгнуть трудовой договор — «в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание» — пункт 5 часть 1 статьи 81 ТК РФ.

Для чего пишут объяснительную записку?

Ст. 193 ТК РФ ясно дает понять, что объяснительные записки на имя директора тесно связаны с совершением работником противоправных действий либо невыполнением служебных обязанностей.

Кроме того, человек может быть нарушителем правил внутреннего трудового распорядка на предприятии. В этой ситуации начальник вправе наложить на подчиненного дисциплинарное взыскание. Перед этим он требует от работника разъяснений. И последний обязан написать объяснительную.

Причины, которые побуждают писать записку начальнику, следующие:

1. Опоздание. Причины этого могут разными: уважительные и неуважительные. Работник в записке должен четко рассказать, по какой причине он не пришел вовремя. На основе его рассказа начальник делает выводы о том, были ли причины уважительными.
2. Работник не выполняет служебные обязанности или трудится, но не в полном объеме.
3. Прогул.
4. Получение человеком травм на производстве, во время рабочего процесса, по собственной халатности.
5. Невыполнение поручения, данного ему начальником.
6. Нахождение на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
7. Нарушение правил техники безопасности и т.д.

Виды и форма объяснительных записок

Объяснение в письменном виде работодатели требуют в случае, если нужно доказать уважительные причины произошедшего. Перед тем, как применить к сотруднику меры дисциплинарного взыскания, нужно разобраться в причинах проступка.

Как написать объяснительную? Каждый подобный документ должен содержать информацию о том, что произошло. Если вины сотрудника в его действиях нет, работодатель должен четко это понимать.

Виды записок зависят от проступка. Различают:

• о невыполнении служебных обязанностей;
• о невыходе на место трудовой деятельности;
• о несвоевременном предоставлении документов;
• об отсутствии на рабочем месте;
• о невыполнении плана продажи и т.д.

Содержание записки зависит от направления деятельности фирмы, вида проступка подчиненного.

В записку обязательно включаются реквизиты:

• название предприятия, где трудится человек;
• адресат, которым выступает руководитель фирмы;
• сам сотрудник;
• название документа;
• регистрационный №;
• текст;
• день написания;
• подпись провинившегося сотрудника.

По итогам рассмотрения фактических обстоятельств, изложенных в документе, записки делятся на оправдательные и объяснительные.

1. Оправдательный документ содержит причины, которые привели работника к неверным действиям или, наоборот, к бездействию.
2. Объяснительный: сотрудник поясняет действия других лиц, а также собственные, указывая на факты, которые привели к конкретной ситуации, они произошли помимо его желания.

Сроки написания объяснительной записки

На написание объяснительной по ст. 193 ТК РФ дается два дня. При этом учитывается график работы сотрудника.

Объяснение пишется в ситуации, если сотруднику был предоставлен акт или другой документ о совершенном сотрудником нарушении. Либо поступила просьба в письменном виде от руководства с описанием причин совершенного проступка.

Гражданин может потребовать заверенную копию объяснительной. Работодатель обязан отдать ее.

Юридическая сила объяснительной записки

Работодателю необходимо принять обоснованное решение о степени виновности сотрудника, получить объяснение в письменном виде. А также провести служебное расследование. Начальник требует изложить обстоятельства рассматриваемого дела на бумаге.

Как писать объяснительную записку? Документ выступает основой для принятия правового решения, так как позволяет:

• оценить ситуацию, полно и всестороннее;
• выявить тех, кто виновен в правонарушении;
• принять меры по предупреждению ситуации в дальнейшем;
• купировать трудовые споры;
• наказать или отменить санкции в отношении виновного человека.

Как грамотно написать объяснительную? Чтобы документ обрел статус юридически грамотного, необходимо соблюсти все формальности. Тем не менее, записка имеет исключительно информационный, но не доказательственный характер.

Объяснительная в школу

Ребенок может отсутствовать на уроке или в школе по семейным и иным обстоятельствам. Администрация учебного заведения в лице классного руководителя требует объяснительной записки от законных представителей несовершеннолетнего.

Объяснительная в школу – где взять образец и как написать? В этом документе нет ничего сложного, пишется на обычном листе, вверху прописывается адресат, в середине – слова «объяснительная записка». Самое главное – отразить причины отсутствия ребенка в школе, а также подписать бумагу с расшифровкой. Поставить дату написания.

Объяснительная в институт

Составляется по аналогии со школой. Если у абитуриента требуют объяснения по поводу того, почему он не посетил занятие либо повел себя неподобающим образом, родители должны написать заявление. Если студенту исполнилось 18 лет, он дееспособен, то объяснять причины своего поведения будет он сам.

Объяснительная в полицию

Гражданин имеет право ничего не объяснять полиции. В ситуации с правоохранительными органами даются объяснения по повестке (ст. 211, ч.

2). В ней указывается, в рамках какого дела вызван человек в отделение полиции и в качестве кого. Кроме того, указаны последствия неявки без причин, которые покажутся сотрудникам органов уважительными.

Остальные объяснения вне определенной категории дел гражданин имеет право не давать!

Объяснительная на работу

Образцов объяснительных на работу и указаний на то, как их писать, много в интернете. Работодатель имеет право потребовать от подчиненного объяснений по поводу происшествия на предприятии. Вариантов много: авария, опоздание, прогул, состояние алкогольного опьянения.

На написание записки человеку дается 2 дня. Документ пишется от руки. В законе нет прямого запрета на его составление на ПК, но работодатели предпочитают брать от сотрудников рукописный вариант. В записке должны быть отражены фактические обстоятельства дела, а также обязательные реквизиты.

Что будет, если отказаться писать объяснительную на работе?

Сотрудник не может отказать работодателю в составлении объяснительной записки. Если работник затрудняется с написанием, то работодатель обязан показать примеры объяснительных записок и объяснить ему порядок составления документа.

Закон дает сотруднику 2 дня для оформления записки. Если сотрудник принципиально не хочет давать объяснения начальнику, то составляется акт об отказе. На его основе применяется мера дисциплинарного взыскания.