Как заполнить согласие на обработку персональных данных

Сегодня особенно актуальными среди многих групп пользователей стали вопросы защиты персональных данных. Статистика говорит о возрастании случаев завладения денежными средствами и/или имуществом граждан при помощи их личных данных. Поэтому как организация так и физическое лицо должны внимательно относится к вопросу передачи и приема персональных данных.

В статье мы коснемся по большей части вопросов, связанных с оформлением согласия на обработку персональных данных для юридических лиц.

Что делать, если Вам отказываются давать согласие на обработку персональных данных?

Иногда люди из-за низкой правовой культуры и незнания законов, отказываются давать письменное согласие на обработку персональных данных. Причиной являются опасения, что работодатель или работники отдела кадров воспользуется этой информацией во вред владельцу. В этой ситуации рекомендуется добросовестно объяснить, что письменное согласие на законных основаниях защищает владельца информации от незаконных действий.

В противном случае, к примеру, работодатель не имеет права принять на работу человека, отказавшегося заполнить данный бланк, а банк не имеет права обрабатывать платежи. За нарушение данного требования тот же работодатель может бытьпривлечен к ответственности.

Условия, необходимые для хранения персональных данных, законом не предусмотрены, но организация обязательно должна обеспечить их сохранность и недоступность для посторонних.

Обращаем внимание, что организации так же должны учесть следующие аспекты, при получении согласия на обработку персональных данных:

• получить подтверждение, что субъект персональных данных добровольно разрешает обработку личных данных.Такое подтверждение понадобится в случае спора (подробнее о доказательствах наличия согласия на обработку персональных данных 2021 в суде)
• убедится, что данные принадлежат субъекту, который предоставил сведения

Какие данные относятся к персональным?

Все правила обращения с личной информацией регулирует Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных». Согласно статье 3 этого закона, персональными данными можно назвать любую информацию, которая касается непосредственно физического лица — субъекта этих данных. К информации личного характера следует отнести все паспортные данные: Ф.

И. О., дату и место рождения, возраст, место проживания, семейный статус.

В этом же законе есть статья 10, которая вносит в список персональной информации подробности о расе, национальности, моральных убеждениях человека, личной жизни, а также сведения о его здоровье.

В статье 11 понятие «персональные данные» расширяется: под термином понимают любые сведения, фото- или видеоматериалы, по которым можно определить личность человека.

Чтобы предупредить неправомерные действия, личная информация каждого человека должна надежно сохраняться. Многие люди бережно относятся к сведениям о себе, и это оправдано. Поэтому, согласно действующим законам РФ, нельзя обрабатывать личную информацию без согласия субъекта (в некоторых случаях — письменного).

Когда необходимо подписать согласие на обработку данных работника?

Получение согласия на обработку персональных данных необходимо в любом случае, когда заинтересованная сторона планирует собирать личную информацию о будущем сотруднике. Субъект должен подтвердить, что он не против, чтобы с этой информацией проводили определенные манипуляции и использовали ее в конкретных целях. Чаще всего в рамках организации речь идет о трудоустройстве на работу.

Письменное согласие заявителя на обработку персональных данных — обязательный атрибут комплекта документов будущего сотрудника.

Что делать, если работник отказывается подписывать документ?

Предоставление согласия на обработку персональных данных должно быть абсолютно добровольным. Это означает, что у работодателя нет права заставить человека подписать документ. В практике сотрудников кадровой службы могут встретиться люди, которые будут настороженно относиться к документу или даже откажутся его подписывать.

Но отказ будущего работника подписывать соглашение в большинстве случаев связан с непониманием цели обработки его данных.

В таком случае важно объяснить человеку, что его личную информацию, согласно закону, будут использовать исключительно в служебных целях. Кроме того, этот документ создан для того, чтобы защищать права субъекта персональных данных. Это тоже важно донести до потенциального работника.

Если на момент подписания согласия трудовой договор между работодателем и будущим работником еще не подписан, это может повлечь за собой потерю рабочего места.

В каких случаях не нужно оформлять согласие?

Сотрудник может не подписывать документ только в том случае, если он уже работает в компании. Тогда обработка его данных возможна, но только в целях выполнения условий трудового договора.

В некоторых случаях прибегают к обработке, в частности, к передаче данных без согласия субъекта. Например, если эти действия нужны для предотвращения угрозы здоровью или жизни сотрудника, или их передают по требованию уполномоченных органов, в его разрешении нет необходимости.

Как уведомить Роскомнадзор?

О намерении произвести обработку персональных данных нужно уведомить Роскомнадзор. Этот уполномоченный орган защищает права их владельцев.

Чтобы подать уведомление в Федеральную службу, специальную электронную форму необходимо заполнить и отправить любым удобным способом из указанных на портале Роскомнадзора.

После отправки документа в информационную систему службы его нужно напечатать на фирменном бланке организации, затем внимательно заполнить и направить в Управление Роскомнадзора по Центральному федеральному округу. В течение 15 дней после этого сотрудники органа озвучат решение о включении оператора в соответствующий реестр.

Ответственность за несоблюдение условий соглашения

В тексте согласия точно указывается цель обработки личных данных. «Отклоняться» от нее запрещено. В случае, если работодатель превысит свои полномочия, его может ожидать дисциплинарная, административная и даже уголовная ответственность.

Чтобы защитить свои интересы, будущий сотрудник может воспользоваться услугами юриста, прежде чем подписать форму соглашения. Специалист поможет проанализировать правомерность действий работодателя, правильность составления согласия и объем данных, которые нужно предоставить сотруднику при поступлении на работу. Например, информация о состоянии здоровья и пребывании в местах лишения свободы нужна только для определенного ряда специальностей.