Приказ на право подписи документов

Право подписи — это своего рода доверенность, которая дает сотруднику возможность визировать официальные бумаги вместо руководства. Узнайте, как правильно оформить образец приказа о наделении правом подписи финансовых, кадровых и иных документов.

Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги

Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:

• приказе;
• должностной инструкции;
• положении;
• доверенности.

Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией. А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее.

Что писать в приказе

Формулировки на усмотрение администрации. Обычно образец приказа на право подписи документов содержит общие фразы, а доверенность детализирует права. Если речь идет о визировании договоров, представлении интересов бюджетной организации в сторонних учреждениях, государственных органах, то целесообразно оформить доверенность.

Контрагенты всегда настаивают на подтверждении полномочий представителя, требуя именно доверенность.

При визировании кадровых документов ссылка на реквизиты не делается, а при визировании договоров, напротив, указывается дата, номер уполномочивающего акта.

Образец приказ на право подписи главного бухгалтера

Раньше не подписанные главбухом денежные и расчетные документы считались недействительными и не принимались к исполнению. С принятием ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402 ситуация изменилась. Согласно ст.

73, ведение бухгалтерского учета должно быть возложено руководителем на главного бухгалтера. Альтернативные варианты — другой сотрудник и сторонний бухгалтер. Допускается ведение бухучета руководителем лично, если речь не идет о кредитной организации.

Как отозвать право подписи

Ранее изданный акт отменяется путем издания нового — отменяющего. В нем необходимо указать:

• какой акт отменяется;
• с какой даты;
• графа для ознакомления.

Информирование уполномоченного лица об отмене — это обязательное условие. Расписаться такое лицо может как на самом приказе, так и на отдельном листе ознакомления.

Доверенность, оформленная на бланке организации, аннулируется распорядительным документом руководителя. Нотариально оформленная — нотариусом. Условие об информировании обязательно, как и в случае с отменой.

Приказ на право второй подписи — образец, бланк 2022 года

Согласно законодательным нормам РФ правом первой подписи всегда обладает руководитель предприятия. В процессе своей трудовой деятельности руководители компаний подписывают множество документов. Однако, при его отсутствии функционирование фирмы может затормозится.

Для недопущения этого, руководитель вправе подстраховаться и опубликовать приказ о наделении полномочий по подписанию документов другим должностным лицам. Обычно, такое право предоставляют фин. директору или гл. бухгалтеру.

Форма приказа

В законе «О бухучете» (ст. 9 № 402 от 06.12.2011 г.) отмечается, что каждое событие в деятельности компании обязано фиксироваться первичными документами учета, на которых обязаны присутствовать подписи ответственных лиц. В письме Минфина РФ № ПЗ-10/2012 разъясняется, что руководитель предприятия вправе назначить специалистов, с передачей права второй подписи первичных документов предприятия при отсутствии руководителя.

Для этого директор фирмы обязан опубликовать приказ об этом. Стандартная форма такого распорядительного документа не предусмотрена законодательством РФ, однако, установлен порядок формирования такого распоряжения, учитывающий общепринятые правила в делопроизводстве.

Выглядит такой приказ следующим образом:

1. На простом листе бумаги отображаются реквизиты предприятия.
2. Заполняется заглавие бланка и его номер.
3. Отмечается дата его заполнения.
4. Приводятся ссылки на законодательные нормы РФ.
5. Распорядительный текст отображает суть распоряжения с назначением подчиненным специалистам полномочий по подписанию документов, а также, с обозначением сроков действия приказа и видов документации для подписания.
6. Отмечается лицо, отвечающее за исполнение распоряжения.
7. Представляются образцы подписей уполномоченных лиц.
8. Приказ пописывается всеми причастными субъектами.

Приказ получает действительный статус после письменного ознакомления с ним назначенных лиц.

Примечание. Право подписи нельзя предоставлять субъектам, не числившимся в штате предприятия, то есть — третьим лицам.

Порядок предоставления права подписи

Перед определением лиц, сталкивающихся с различными документами и принимающими решения по их внедрению, руководство фирмы обязано выбрать список должностных лиц, которым можно доверить подписание таких бумаг. После этого нужно будет определиться, каким способом передать такие полномочия. Осуществить это допускается двумя способами:

• Оформлением доверенности.
• Опубликованием распоряжения.

Доверенность можно оформить в ситуациях, когда документы необходимо подписать не только на территории компании, но и за ее пределами: к примеру, при получении экспедитором товара со склада контрагента или при получении банковской выписки бухгалтерским работником и т. д.

Еще одним отличием выписки доверенности считается то, что ее можно оформить не только на сотрудника фирмы, но и стороннему лицу.

Приказом же назначить лиц для подписания документов можно лишь штатных сотрудников, числящихся на фирме.

Подготовленное распоряжение, где отображены образцы подписей специалистов, директор фирмы обязан завизировать своей подписью.

Продолжительность действия такого распоряжения определяется индивидуально:

1. Приказ может быть бессрочным.
2. Может составляться не определенный период:

• На один квартал.
• На полугодие, год и т.д.

Как составить приказ на право второй подписи в 2022 году?

Прежде чем опубликовать приказ о наделении полномочий по подписанию документов, руководителю потребуется обладать следующими основаниями:

• Уставом или прочими учредительными документами.
• Локальным внутриведомственным положением фирмы.
• Трудовым договором с должностным лицом и его должностными обязанностями.

При наличии перечисленного пакета материалов, руководитель вправе опубликовать распоряжение на передачу своих полномочий.

Унифицированного шаблона такого распорядительного документа законодательством не предусмотрено, поэтому предприятие может сформировать такой приказ в свободном стиле, с соблюдением структуры, характерной для подобных распоряжений.

Приказ может быть сформирован на стандартном листе, А4, или на фирменном бланке.

Для получения приказу юридического статуса и признания его действительным потребуется в нем отобразить:

1) Полное название фирмы.

2) Заглавие, номер и дату его формирования.

3) Суть приказа, с обозначением:

• Ссылки на законодательные нормы РФ. (Закон «О бухучете», письмо Минфина РФ № ПЗ-10/2012 от 04.12.2012).
• Распоряжения о делегировании права подписи.
• Ф.И.О. и должности лиц, наделяемого таким правом.
• Лица, отвечающего за исполнение распоряжения.

4) Подписи директора и лиц, отмеченных в распорядительном документе.

Примечание. В приказе требуется заверить образцы подписей указанных специалистов. Это можно выполнить в тексте распоряжения или в отдельном приложении, со ссылкой на него в приказе.

Приказ формируется в одном экземпляре и подлежит регистрированию в книге учета приказов предприятия.

После написания приказа

Приказ на передачу права подписывать документы оформляется в ситуациях, когда директор фирмы хочет уполномочить какое-либо должностное лицо на визирование разных документов. В большинстве своем такое право наделяется:

1. Специалистам отделов бухгалтерии и экономики.
2. Руководителям отделов по реализации товара.
3. Водителям-экспедиторам.
4. Начальникам филиалов и т.д.

После опубликования данного приказа, данный документ обязан находиться вместе с прочими распорядительными актами предприятия до тех пор, пока не потеряет актуальность, с последующей передачей его в архив для хранения, согласно законодательным нормами РФ. При этом, на предприятии он обязан храниться не менее 3-х лет.

Как отозвать право подписи?

Отзыв права подписи можно осуществить путем опубликования нового приказа, отменяющего распоряжения о передачи полномочий по подписанию документов. В таком распоряжении, отменяющем предыдущий приказ потребуется отобразить:

1. Какой приказ отменяется.
2. С какой даты это должно быть осуществлено.
3. Поле для ознакомления с распоряжением лиц, отмеченных в приказе.

Для аннулирования доверенности, также издается приказ руководителя, если она выдана по его распоряжению. Доверенность, выписанная нотариусом, также отменяется им же.

Как составлять приказы о назначении ответственного и работе с электронной подписью

Приказ о назначении ответственного за ЭЦП — это распорядительный акт о наделении работников правом подписывать документы с помощью электронной цифровой подписи. С 01.07.2021 правила работы с ЭП изменились.

Что сделать перед оформлением приказа

С 01.07.2021 вступила в силу первая часть изменений в 63-ФЗ, вторая — начнет действовать с 01.01.2022. По факту после 01.07.2021 в работе заказчиков и поставщиков ничего не поменяется. Если у организации действительна подпись, выпущенная аккредитованным удостоверяющим центром, то менять ее не требуется.

ЭЦП по новому регламенту придется применять только с 01.01.2022. Если же срок действия ЭП закончится до 01.01.2022, то следует ее поменять, но только в удостоверяющем центре, аккредитованном (переаккредитованном) по новым правилам. Если подпись сделали до 01.07.2021 в центре, не прошедшем аккредитацию по новым правилам, то она действительна только до 01.01.2022.

Приказ об аккредитации и перечень аккредитованных удостоверяющих центров (АУЦ) выпустят ближе к началу 2022 года.

Все ключевые изменения начнут действовать с 01.01.2022. С 1 января не только директор, но и уполномоченные лица, в том числе и специалисты по закупкам, обязаны использовать личную ЭП как для работы, так и для собственных документов (пп. 2 п.

1 ст. 17.2, п. 2 ст.

17.3 476-ФЗ). Для оформления личной подписи физлица приказ не требуется: в ней указывают только ФИО получателя без отсылок к его работодателю. Получать такую ЭП следует только в УЦ, аккредитованных по новым правилам.

А использовать подпись придется вместе со специальной электронной доверенностью.

Руководители и индивидуальные предприниматели с 01.07.2021 получают ЭЦП в ФНС. Подписи выдают территориальные инспекции или их доверенные лица — удостоверяющие центры, прошедшие дополнительный отбор (приказ ФНС № ВД-7-24/982@ от 30.12.2020). Прежде чем оформить приказ о наделении полномочиями лиц, ответственных за размещение в ЕИС для получения ЭП, уточните, прошел ли удостоверяющий центр аккредитацию по новым правилам.

Эксперты КонсультантПлюс сделали обзор нововведений по работе с электронной подписью с 01.07.2021. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто и зачем готовит приказ

Права на первую подпись принадлежат руководителю организации. Для непрерывного функционирования учреждения (если директор отсутствует на работе) он передает полномочия на подписание документов ответственным сотрудникам. Обычно это его заместители и главный бухгалтер.

Иная ситуация с ЭЦП. Она используется для шифрования и защиты информации электронной документации (63-ФЗ от 06.04.2011). Есть сферы, в которых документы подписываются только электронной подписью. Это и платежные системы, и госзаказ, и информационные ресурсы. Вот для чего используют ЭЦП:

• в ППО СУФД — все финансовые и платежные документы;
• в Единой информационной системе — планы-графики, извещения о закупке, протоколы рассмотрения заявок, контракты, счета-фактуры, акты приемки и др.;
• в ГИИС «Электронный бюджет» — плановые документы, регистры субсидирования и финансирования, заявки и уведомления, сведения об учете, распределении поступлений, исполнении бюджета и пр.;
• на официальном сайте ГМУ (bus.gov.ru) — информация о финансово-хозяйственной деятельности учреждения и объемах оказываемых услуг;
• на ППО АСФК — государственные программы, планы-графики их исполнения, отчетность о проделанной работе.

И это далеко не все автоматизированные информационные системы, где для подписания документов используется ЭЦП. Руководитель назначает администратора по такой работе и определяет ответственных лиц, наделенных правами ЭП. К примеру, создается ЭЦП для контрактного управляющего — в целях работы в Единой информационной системе и на торговых площадках.

Специалисты Федерального казначейства определили перечень документов, которые необходимо предоставить при оформлении сертификата ЭП. Приказ в списке сопроводительной документации — один из первых. Его обязательно составляют при получении ключа ЭЦП.

Почему заказчики обращаются в ТОФК? Сертификаты ЭП оформляют только удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифрой. Большая часть таких центров базируется в отделах ФК и использует казначейский регламент для работы с клиентами. Для подписи документов применяют только усиленную квалифицированную электронную подпись.

Прежде чем оформить ЭЦП, составьте грамотный приказ на ответственное лицо со стороны заказчика на подписание документов и о назначении ответственных лиц. Привлеките сотрудников, непосредственно связанных с передаваемыми полномочиями и пользовательскими ролями:

• главный бухгалтер или бухгалтер — для работы с СУФД, электронным бюджетом и ГМУ;
• контрактный управляющий или специалист по закупкам — для ЕИС;
• программист — для администрирования автоматизации рабочих мест.

Приказ готовят и заказчики, и поставщики. Поставщикам электронная подпись необходима для участия в торгах. Организации-заказчики передают в ТОФК распоряжение о назначении ответственного за ЭП и пакет сопроводительной документации.

После обработки информации специалисты Казначейства предоставляют организации сертификаты ключа ЭЦП. Поставщики работают по той же схеме, только документы направляют не в ТОФК, а в удостоверяющий центр.

С 01.01.2022 вступает в силу приказ Федерального казначейства № 21н от 15.06.2021. Норматив утверждает порядок реализации ФК функций аккредитованного удостоверяющего центра и исполнения его обязанностей. Бюджетные заказчики продолжат получать ЭП в удостоверяющих центрах территориальных отделений ФК.

Что включать в приказ по ЭЦП

Суть распорядительного акта — наделить конкретных сотрудников полномочиями на подписание документов ЭЦП. Документ так и называется: «Распоряжение о назначении ответственного лица за размещение информации в ЕИС государственных закупок и о наделении его правом подписи» . В этом же указе назначают ответственных за работу с АРМ и за информационную безопасность.

Отзыв ЭП производится через официальный сайт Федерального казначейства. Сертификат отзывают по окончании срока его действия, при увольнении ответственного работника, из-за неисправности ключа. Делать приказ об отзыве ЭЦП нет необходимости.

Сформируйте заявление онлайн, подпишите и направьте специалистам ФК. Как только обращение пройдет проверку, сертификат отзовут.

В 63-ФЗ разъясняется, на каком основании можно подписать ЭЦП начальника — такого основания нет: каждый ответственный сотрудник подписывает документы собственной ЭПОХИ. Для этого и издают распоряжение о наделении полномочий. Приказ составляют в свободной форме.

Некоторые ТОФК и удостоверяющие центры предоставляют клиентам бланки, которые необходимо заполнить для получения ключа ЭП в их отделе. Обязательно отразите следующую информацию:

1. Полное наименование заявителя. Пропишите краткое название, если оно есть в уставных бумагах.
2. Реквизиты распоряжения: номер, дата и место выпуска.
3. Название акта и правовую основу. В преамбуле всегда ссылайтесь на нормативы, в соответствии с которыми потребовалось наделить сотрудников правами на подписание. К примеру, ЭЦП для ЕИС делают по нормам федеральных законов № 44 и № 63.
4. Перечень работников, которым передают полномочия. Укажите их фамилии, имена и отчества полностью. Пропишите их текущие должности и новые полномочия. Кроме того, отразите, что подписывает электронной подписью контрактный управляющий и другие ответственные сотрудники — перечень закупочных документов в ЕИС и на торговых площадках.
5. Для распорядительного акта на передачу прав подписания при замещении основного работника внесите сведения как минимум о двух сотрудниках, которые заменят его при отсутствии.